Você sabe o que é arquivo e como funciona no dia a dia de uma empresa? Essencial para organização de documentos importantes, o espaço é destinado para preservação e otimização em pesquisas e uso do local.
Seja por meio de um espaço interno ou guarda móveis, o arquivo reflete diretamente em muitas funções e atividades da empresa.
Mas como organizar um arquivo, na prática? O que considerar no momento de trazer mais eficiência no dia a dia da empresa?
Neste artigo, além de entender o que é arquivo, você também verá como funciona e de que forma organização. Continue a leitura e saiba mais!
O que é arquivo: o que é?
Antes de mais nada, vamos entender o que é arquivo. Em resumo, ele pode ser definido como o espaço destinado ao agrupamento organizado de documentos.
Dessa forma, ele é o conjunto de documentos, produzidos e recebidos, em uma organização, seja ela pública ou privada.
No contexto empresarial, os arquivos são fundamentais especialmente para a preservação de papéis importantes para processos ou atividades da organização.
Da mesma forma, o arquivo, como local destinado para esse armazenamento, também ajuda no acesso a dados e informações relevantes.
O que é arquivo: qual a importância?
Mas além de entender o que é arquivo, outro aspecto para se compreender é a importância desse tipo de espaço.
Na prática, é o arquivo que garante a manutenção e preservação de dados e informações relevantes para a empresa. Assim, além de auxiliar na organização, ele também preserva os documentos essenciais para o funcionamento das atividades.
Outro detalhe importante é que o arquivo permite uma agilidade maior em processos, especialmente por facilitar a pesquisa de informações.
A demora em reorganizar arquivos físicos podem consumir um tempo precioso para a empresa, que poderia ser aplicado em processos mais relevantes.
O que é arquivo: entenda como organizar?
Agora que você já sabe o que é arquivo e qual sua importância, resta entender como organizar esse tipo de espaço.
Apesar de ser uma dúvida comum, a prática de armazenar documentos em um espaço específico, não é tão complexo. Em resumo, são necessários alguns cuidados para que o local tenha a maior eficiência possível.
Entenda a seguir o que considerar na hora de organizar um arquivo empresarial.
Classifique os documentos
Em primeiro lugar, uma das principais dicas para organizar um arquivo é realizar a classificação dos documentos. A classificação ajudará na melhor identificação dos arquivos.
Isto é, sem ela, a tarefa de encontrar algum papel importante fica muito mais difícil. Assim, é possível classificar um arquivo por:
· Data de criação;
· Área ou setor responsável;
· Nomes;
· Abreviações;
· Assunto.
Da mesma forma, é essencial ter um plano de etapas para guardar os papéis, as devidas etapas, além da ordem de prioridade. Manter um volume maior de documentos armazenados é o maior desafio.
Priorização de documentos funcionais
Assim, é essencial que haja uma priorização quanto aos documentos. Mas é importante que essa prioridade seja funcional.
Ou seja, ao armazenar documentos importantes, é preciso que as ferramentas disponíveis auxiliem a encontrá-los sem dificuldade. Para isso, além das recomendações e técnicas de arquivamento, ferramentas podem ser usadas.
O ideal é que o processo de armazenamento no arquivo seja feito automatizadamente. Ferramentas de consulta digitais, de digitalização ou que facilitem o processo de pesquisa são indispensáveis.
Tratamento dos documentos
Logo após organizar os documentos e estabelecer a priorização do que foi guardado, é importante que tudo seja tratado diariamente. Isto é, todos que tem acesso ao arquivo devem prezar pela organização e evitar o manuseio incorreto.
Fazer isso garante que o arquivo se manterá o mais organizado e eficiente possível por mais tempo.
Local exclusivo
O principal objetivo de um arquivo é justamente ter um local destinado para organização dos documentos. Assim, é importante que a empresa ou organização tenha um espaço reservado para esse fim.
Na prática, o arquivo serve para facilitar tanto a manutenção e organização de documentos quanto a sua pesquisa. No entanto, sem um local adequado para isso, todo esse trabalho não é possível.
Além disso, deve haver um cuidado com o ambiente de armazenamento dos arquivos. Armários e gaveteiros podem ser usados para auxiliar na organização e na preservação adequada dos arquivos.
Da mesma forma, o cuidado com a limpeza e higienização é fundamental para preservar corretamente tudo que será guardado ali.
Digitalização de documentos
Outra dica para garantir a maior eficiência do arquivo é digitalizar os documentos, especialmente os mais importantes ou que precisam ser revistos.
Dessa maneira, além de garantir que o documento terá um acesso mais fácil, a empresa também reduz os riscos de perda. Com isso, é possível manter duas ou mais versões do documento.
A digitalização não impede que a empresa mantenha o documento arquivado em formato de papel. Isso serve para garantir uma segurança maior e evitar que dados e informações importantes sejam perdidas.
Utilizar guarda arquivos
Por fim, também podemos citar como uma boa alternativa para quem está montando um arquivo a utilização de guarda estoques.
Em resumo, a modalidade de guarda arquivos é bem útil para armazenar papéis e documentos que não serão usados no dia a dia. Em toda empresa, há registros que, na prática, não são urgentes nem mesmo usados com frequência.
Dessa maneira, para otimizar o espaço do arquivo e permitir que apenas documentos prioritários sejam armazenados, utilizar o guarda arquivos é uma boa opção.
Além disso, outra vantagem dessa modalidade é que os documentos estarão em segurança, com menor risco de perda ou danos. Os guarda estoques oferecem também uma grande flexibilidade de privacidade para armazenamento.
Conclusão
Agora que você já sabe o que é arquivo e como eles funcionam na prática, o próximo passo é montar um para sua empresa, com toda eficiência e segurança necessárias.
Prezar pela organização de papéis e documentos empresariais é fundamental. Muitos são utilizados em processos importantes, o que exige um cuidado ainda maior. Sendo assim, lembre-se de seguir as dicas que trouxemos para colocar isso em prática.