Você sabe o que é automação de processos e como funciona? Passo importante na gestão empresarial, ela pode trazer mais competitividade e eficiência para a empresa.
Através de software para gestão de processos, organização e planejamento, a automação consegue gerar muito mais valor para um negócio.
No entanto, para aplicá-la, é fundamental entender o que é e como funciona. Continue a leitura e saiba mais!
O que é automação de processos
Antes de mais nada, vamos entender o que é a automação de processos? Em resumo, ela consiste em utilizar tecnologia para, basicamente, automatizar atividades repetitivas, manuais ou burocráticas no processo empresarial.
Dessa maneira, a automação reduz a necessidade de intervenção humana, o que aumenta a eficiência do processo na totalidade.
Na prática, isso indica que a automação pode ser aplicada em diferentes áreas de uma empresa, desde o setor financeiro até a área de recursos humanos. Inclusive, pode se fazer presente em diferentes processos.
Para que serve a automação de processos?
Mas para que serve a automação de processos? Parte de toda uma transformação digital das empresas, a automação conta com diversos benefícios.
Como já destacamos, ela tem como principal objetivo automatizar atividades repetitivas para otimizar alguns processos. Dessa forma, há um ganho de tempo para a empresa poder dedicar a outras áreas.
No entanto, a redução no tempo de processos também representa uma diminuição de custos e economia de recursos de um negócio.
Isto é, a eliminação de atividades manuais e repetitivas ajuda a trazer uma eficiência maior, além de melhorar a qualidade do serviço prestado.
Por fim, ainda é possível citar a possibilidade de análise de dados em tempo real, o que ajuda na escalabilidade da empresa e na tomada de decisões.
Como funciona a automação de processos?
Mas quais processos podem passar pela automação de processos? E como ela funciona? Para a prática ser aplicada no contexto de uma empresa, é necessário, primeiro, identificar as atividades repetitivas e manuais que serão automatizadas.
Em seguida, depois da análise das atividades, também é importante encontrar uma ferramenta ou plataforma de automação capaz de executar as tarefas.
De modo geral, o processo é uma estratégia cujo objetivo é aplicar tecnologias para automatizar atividades e processos da empresa.
Em resumo, isso traz mais eficiência e produtividade para colaboradores e equipes. Confira a seguir quais processos podem ser automatizados.
Atendimento ao Cliente
Primeiramente, um dos principais processos que podem ser automatizados é o de atendimento ao cliente. Essencial para a satisfação e fidelização, o atendimento pode ser automatizado de diversas maneiras.
Exemplo disso é o uso de chatbots online, o que pode agilizar o contato, além da resolução de dúvidas frequentes ou direcionar o atendimento para o setor responsável.
Processos Financeiros
Outro processo que pode ser automatizado em uma empresa é o financeiro. Para isso, é possível otimizar processos como emissão de notas fiscais, pagamento de fornecedores e controle de contas a pagar e receber.
Além disso, com o uso de softwares específicos, é possível integrar informações de diferentes áreas da empresa. Isso reduz o tempo de execução das tarefas e minimiza erros.
Recursos Humanos
Mais uma das áreas que pode passar pela automação de processos é a de Recursos Humanos.
Na prática, o setor pode se beneficiar da automação, especialmente com a utilização de softwares para recrutamento, seleção, treinamento e desenvolvimento de novos e atuais colaboradores.
Além disso, com as ferramentas certas, é possível automatizar processos de folha de pagamento, férias e benefícios. Tudo isso para trazer ainda mais eficiência e segurança nos processos.
Processos de Logística
Por fim, a automação de processos também pode beneficiar o processo de logística de uma empresa. Em resumo, o uso de softwares para gestão de estoque, controle de entrega e monitoramento de frota torna todo o processo mais eficiente.
Com isso, é possível garantir muito mais agilidade e eficiência, além de reduzir custos, erros e retrabalhos.
As vantagens da automação de processos
É possível notar que a automação de processos pode garantir alguns benefícios para as empresas que aplicam.
Com cada dia mais espaço nas empresas, ela permite uma economia de tempo e recursos que podem ser aplicados em outras áreas da empresa. Assim, há também a chance de um crescimento maior e a longo prazo.
Mas esses não são os únicos benefícios. Confira a seguir as vantagens que a sua aplicação pode trazer.
Aumento da eficiência e produtividade
Primeiramente, uma das principais vantagens da automação de processos é que ela permite que as empresas sejam mais eficientes e produtivas.
Isso é feito por meio da execução de tarefas mais rápidas e com menos esforço humano. Dessa maneira, também é possível reduzir os prazos de entrega e, consequentemente, aumentar o seu faturamento.
Redução de erros e retrabalhos
Outro benefício da automação é que ela também possibilita a redução de erros e o retrabalho com algumas atividades da empresa.
Por meio da automação, a empresa pode minimizar a ocorrência de erros e retrabalhos, tendo em vista que elas serão realizadas automaticamente e padronizadas.
Otimização do tempo
Por meio da redução de erros e retrabalho, há também como vantagem a otimização do tempo. Sem a necessidade de realizar tarefas repetitivas, as empresas podem aproveitar melhor o tempo de produção.
Além disso, ainda é possível direcionar os esforços dos colaboradores para atividades mais estratégicas e complexas.
Integração de informações
Por fim, outra vantagem da automação de processos é a integração de informações entre diferentes setores e áreas da empresa.
Tudo isso também facilita a tomada de decisões e o monitoramento do desempenho dos processos.
Conclusão
Em resumo, a automação de processos é a aplicação de soluções tecnológicas para automatizar tarefas repetitivas em um setor.
Tendência cada vez mais presente nas empresas, ela pode ser aplicada em diferentes setores, desde o financeiro até o de recursos humanos.
No entanto, para ser possível aplicar a automação de processos é necessário realizar uma análise de quais processos serão automatizados.
Além disso, é necessário escolher a plataforma adequada e ter uma equipe capacitada para gerir e treinar os colaboradores.